5 tips voor het identificeren van je stakeholders

5 tips voor het identificeren van je stakeholders
5 tips voor het identificeren van je stakeholders

Wat zijn stakeholders?

Projecten realiseer je niet op je eigen houtje. Er zitten verschillende partijen rond de tafel. Elk met hun eigen functie en bijdrage. We noemen ze stakeholders en dit kunnen zowel individuen als groepen zijn. Je hebt mensen nodig voor de aanlevering van inhoudelijke expertise. Anderen zorgen dat nieuwe procedures geïmplementeerd worden. Nog anderen hebben de taak beslissingen te nemen bij belangrijke fases in het project. Hoe complexer je project, des te meer afhankelijkheden er zullen spelen.

Als je er de project management literatuur op naslaat vind je de volgende, misschien wel meest volledige definitie:

‘A Stakeholder is an individual, a group, or an organisation that may affect, be affected by, or perceive itself to be affected by the project . Or… have an interest in the project and have the power to influence it’. (PMBOK 7th edition)

Een stakeholder heeft dus een invloed op het slagen of mislukken van je project. In de meest positieve betekenis, kunnen ze het proces versnellen, obstakels wegnemen, inhoudelijke kwaliteit verbeteren, aan het project een stem geven of ervoor zorgen dat het resultaat van je werk geïmplementeerd wordt. Maar dit alles kan uiteraard ook omgekeerd.

Stakeholder mapping begint bij het identificeren van je stakeholders


Ons STAKE-model begeleidt je in 5 stappen naar duurzaam stakeholder engagement. Vooraleer je echter tot de juiste strategieën kan komen, zal een grondige analyse van elk van je stakeholders noodzakelijk zijn. Dit onderzoek start bij het oplijsten van alle betrokken partijen. Je komt dan al gauw tot: projectleden, management, teams die betrokken zullen worden bij de implementatie, … Vergeet daarbij zeker ook niet de minder zichtbare of onrechtstreekse stakeholders zoals bijvoorbeeld vakbonden of contractors.

Met de volgende tips kom je al een heel eind!

5 tips voor het identificeren van je stakeholders

Cirkel van Invloed

Er spelen bij projecten ook vaak krachten die buiten je controle vallen. Je energie, tijd en toebedeelde middelen daaraan besteden zou zonde zijn omdat ze buiten je invloedssfeer vallen. Hou je dus alleen bezig met die stakeholders op wie je zelf, direct of indirect invloed kan uitoefenen. Is dat niet het geval, dan kan je hiervoor beter andere mensen inschakelen.

Wees volledig

Wanneer je je lijstje van stakeholders maakt, denk dan aan de volledige levenscyclus van je project. Het is uiteraard onmogelijk, en niet de bedoeling, om iedereen van de organisatie te noteren. Niets is echter zo vervelend dan een onverwachte stakeholder die plotsklaps op het toneel verschijnt. Die persoon blijkt een behoorlijke impact te hebben, terwijl je bent vergeten hem of haar te betrekken of te informeren. Kijk ver genoeg vooruit, zodat je er op kan anticiperen wanneer ze belangrijk zullen worden in een volgende projectfase.

Individuen binnen groepen

Stel… Voor het realiseren van je project is de IT-afdeling een belangrijke stakeholder. In ons lijstje schrijven we hen nogal makkelijk op als 1 stakeholder. Wanneer een stakeholder een groep is, bestaat echter de verleiding ze ook eenzijdig te benaderen. Dat zou jammer zijn, omdat ze waarschijnlijk niet over dezelfde kam geschoren willen worden. Niet iedereen wil op dezelfde manier betrokken worden, jij hebt misschien geen beïnvloedingsmandaat ten opzichte van elk van de teamleden en sommige individuen vragen een andere aanpak. Het is daarom beter deze groep op te delen in segmenten en te kijken wie daarbinnen steeds de belangrijkste individuen zijn.

Categoriseer

Het is nuttig om je stakeholders onmiddellijk in een aantal categorieën onder te verdelen. Baseer je lijstje op de vraag ‘waar heb je ze voor nodig?’ Je zou ze als volgt kunnen groeperen:

  • Stakeholders die je nodig hebt voor beslissingen
  • voor het aanleveren van informatie en geven van input
  • voor het opleveren van bepaalde deliverables
  • of voor de uiteindelijke implementatie.

Dit zal je helpen om later tot de juiste aanpak te komen

Check

Als je zeker wil zijn van je lijstje, vraag dan even een collega of je manager om hetzelfde te doen. Later kan je de lijstjes naast elkaar leggen en contoleren op inconsistenties.

Onze training Stakeholdering

Wil je jezelf ook ontwikkelen in de andere vaardigheden om met je stakeholders tot duurzame win-win-win engagementen te komen? Leer elke stap van het STAKE-model toepassen op je eigen realiteit, tijdens de training 'Stakeholdering'

Je kan kiezen uit deze 3 opties

Open aanbod:

Verrijk je leerervaring met collega's uit andere sectoren en kies zelf het moment waarop je de training wil volgen.

Training in-house:

Eerder op zoek naar een training voor jouw organisatie of wil je een leertraject op maat van jouw team?

Individuele coaching:

Liever een individuele begeleiding geheel op maat van jouw persoonlijke leernoden?

Meer weten over Stakeholdering?

In ons tweedaags programma leer je alles over het creëren van duurzame win-win-win engagementen in je professionele netwerk.