In 5 stappen naar duurzaam stakeholder engagement

Stakeholder engagement

Om succesvol te zijn in onze projecten zijn we afhankelijk van de samenwerking met verschillende partijen. Dat heeft als grote voordeel dat je door de veelheid aan inzichten vanuit verschillende perspectieven naar een probleemstelling kan kijken. Met verenigde krachten zijn we een stuk slimmer dan dat we op ons eigen houtje moeten werken.

Verschillende stakeholders rond dezelfde tafel, brengt ook wel wat uitdagingen met zich mee. Elk van hen zit er met zijn of haar eigen mening op het project of op de manier waarop het uiteindelijke resultaat moet bereikt worden. Iedere stakeholder heeft zijn of haar eigen belangen en misschien zelfs een ‘verborgen agenda’ dat op de achtergrond meespeelt.

Hoe ga je daar mee om en hoe zorg je ervoor dat verschillende belangen met elkaar gealigneerd worden? Hoe bouw je relaties die nodig zijn voor positieve impact? In deze blog laten we je kennismaken met ons STAKE-model, een 5-stappen plan naar duurzame engagementen. Tijdens de training 'Stakeholdering' gaan we intensief met dit model aan de slag.

Het STAKE-model helpt je vanuit een grondige stakeholder analyse naar interventies

De complexe realiteit van omgaan met verschillende stakeholders is niet altijd makkelijk of rechtlijnig. Daarom helpt een stapsgewijze aanpak, die je toelaat om wat afstand te nemen, relaties in kaart te brengen en duidelijkheid te krijgen over de perspectieven die meespelen. De voordelen?

• Door een grondige analyse, zal je de behoeften en verwachtingen van je stakeholders beter kunnen inschatten. Hier zichtbaar rekening mee houden zal je relatie met elk van hen versterken.
• Het identificeren van stakeholders en hun belangen zal ons in staat stellen om potentiële risico’s en uitdagingen beter te herkennen en proactief te handelen waar nodig.
• Je komt niet voor onverwachte verrassingen te staan die je project plots een andere richting op kunnen sturen.
• Een beter zicht hebben op de prioriteiten van alle betrokkenen, leidt ongetwijfeld tot betere besluitvorming

Scope: Welk doel wil je bereiken?

Vooraleer je start met het in kaart brengen van je stakeholders, is het belangrijk stil te staan bij het doel dat je wil bereiken. Als je niet weet in welke richting je pijlen moet schieten, dan zal veel van de geïnvesteerde tijd helaas verloren moeite zijn. Je definieert in een eerste stap dus best heel scherp een antwoord op de volgende vragen:

• Welk doel wil je precies bereiken?
• Is dat doel hetzelfde voor andere leden van het projectteam, stakeholders en de organisatie?
• Wat is er ‘out of scope’?
• Welke stappen zijn al gezet en welke moeten nog gezet worden om tot een goed resultaat te komen?

Target: wie zijn je stakeholders?

Deze stap start met het oplijsten van alle betrokken partijen. Wil je hiermee aan de slag, bekijk dan zeker even deze 5 tips voor het identificeren van je stakeholders.

Je kan echter nog veel verder gaan dan een banaal lijstje. Want… hoe grondiger je analyse, hoe meer aanknopingspunten je zal hebben voor het bepalen van de juiste strategieën in een latere stap. Breng bijvoorbeeld ook in kaart waar je elk van de stakeholders voor nodig hebt. Dat zal je richting geven over hoe je hen het best kan inschakelen. Je kan ook nadenken over hoe rechtstreeks elk van hen betrokken is bij het behalen van de doelstellingen. Iemand die slechts indirect betrokken is, mag je niet vergeten, maar zal tegelijk niet de meest intensieve benadering vragen. Ten slotte kan je ook bepalen hoe prioritair elk van hen is. Maak daarvoor een inschatting zowel de macht die een stakeholder heeft als het belang dat ze hebben bij je project. Meer hierover in onze blog ‘doet elke stakeholder er toe?’.

Analyse: stakeholder mapping

Je stakeholders identificeren is een belangrijke stap. Je weet daar echter nog niet mee hoe elk van de stakeholders zich verhoudt tot het project, de voorstellen die op tafel liggen of de manier waarop je de doelstellingen wil bereiken. Daarom voegen we een extra stap toe die in kaart brengt in welke mate ze voor of tegen zijn en hoe ze dat uiten. Door je stakeholders te mappen in een matrix geeft je een duidelijk zicht op het soort van interventies dat je best kan opzetten om de verschillende perspectieven met elkaar te aligneren.

In de blog ‘Hoe doe je een stakeholdersanalyse’ vind je hoe je dit precies moet aanpakken.

Know: begrijp de belangen van je stakeholders

Met de vorige stap krijg je een beeld over de positie van elk van je stakeholders. Dat is en blijft echter een subjectieve weergave van de realiteit: je vult dit zelf in vanuit je eigen perspectief op de situatie. Om een gedetailleerd beeld te krijgen van de verschillende belangen en agenda’s die spelen, zal je een diepgaander onderzoek moeten doen.

• Wat is hun belang?
• Waarom hebben ze een bepaald standpunt en welke zorgen spelen daarbij mee?
• Met welke drijfveren houden we best rekening?
• Hoe kunnen we onze strategieën afstemmen op hun persoonlijkheid?

Door je in te leven in de perspectieven van je stakeholders kun je beter aan hun verwachtingen voldoen en een wederzijds voordelige relatie opbouwen.

Engage: Strategieën voor duurzaam stakeholder engagement

De informatie uit voorgaande stappen is essentieel om een gedetailleerd interventieplan te kunnen opstellen. Het is echter niet omdat je de analyse fases grondig hebt doorlopen, dat er automatisch duurzaam engagement uit voortvloeit. Daarom kijken we nog naar 3 essentiële onderwerpen:

• Vertrouwen als basis voor het bouwen van bondgenootschappen
• Je voorstel op het agenda van je stakeholder krijgen
• Strategieën voor duurzaam commitment

Wanneer je met deze 5 stappen rekening houdt, kom je een heel eind verder met je stakeholders en is je kans op het bereiken van duurzame engagementen een heel stuk groter. Het is echter geen eenmalige inspanning, maar een doorlopend proces. Het is dus essentieel om je analyse regelmatig opnieuw te doen en op basis daarvan nieuwe of aangepaste interventies op te zetten.

Leer het STAKE-model toepassen

Tijdens onze training 'Stakeholdering leer je je stakeholders inschatten en ontwikkel je de vaardigheid om je strategieën daarop af te stemmen. Schrijf je in via ons open aanbod.

Op zoek naar meer info over deze training?